SyncentraWerkorders
Een klus plannen, een monteur toewijzen, het werk registreren en laten goedkeuren.
Een werkorder (ook wel serviceorder of interventie) is één bezoek aan één locatie. Daarin staan de klant, de behandelde systemen, de gebruikte artikelen en de werkregistratie die de monteur invult.
Een werkorder aanmaken
Ga naar Werkorders → Nieuwe Werkorders en werk het formulier van boven naar beneden af.
Klantgegevens
Kies Klant selecteren en zoek op naam, e-mail of telefoon. Adres, contactpersoon, btw-nummer en KvK-nummer worden automatisch ingevuld.
Bestaat de klant nog niet, registreer die dan eerst — zie Klanten.
Reden van de werkzaamheden
Kies de reden die bij de klus past: die bepaalt welke velden de monteur later moet invullen.
| Reden | Waarvoor |
|---|---|
| Nieuwbouw | Een nieuw gebouwde installatie. |
| Onderhoud | Gepland, terugkerend onderhoud. |
| Reparatie | Een bekend defect verhelpen. |
| Storing | Een ongeplande storingsmelding. |
| Wijziging | Een aanpassing aan een bestaande installatie. |
| Controle | Een inspectie of controle. |
| Emissie | Werk aan koudemiddelemissies. |
| Demontage | Een installatie verwijderen. |
Locatie en installatie
Selecteer de locatie waar het werk plaatsvindt. Heeft de installatie een logboek, koppel dat hier — het werk komt dan automatisch in het logboek terecht. Zie Logboeken.
Inplannen en toewijzen
Stel de geplande datum en tijd in en kies de monteur. Sla de order op.
Sneller met een contract
Heeft de klant een servicecontract, selecteer dat dan op de order. Prijzen en SLA volgen dan het contract in plaats van handmatige invoer.
Lopend werk volgen
Drie weergaven tonen dezelfde orders op een andere manier:
- Aankomend — wat er gepland staat, met aantallen voor In behandeling, In uitvoering en Afgerond. Ideaal voor planners.
- Kalender — dezelfde klussen in een datumraster, handig om een vrij moment te vinden.
- Alle Werkorders — de volledige historie om zaken op te zoeken.
Elke order doorloopt vier statussen:
Ingepland → In uitvoering → Afgerond, of Geannuleerd als het bezoek niet doorgaat.
Een order uitvoeren op locatie
Open de order voor de werklocatie, contactgegevens, type werk en de toegewezen monteur.
Systemen toevoegen
Voeg onder Systemen elke behandelde installatie toe. Is de locatie eerder bezocht, dan kunt u via Vorige systemen een eerdere invoer hergebruiken in plaats van alles opnieuw in te typen.
Gebruikte artikelen toevoegen
Voeg onder Artikelen onderdelen en materialen met een aantal toe. Syncentra toont de prijs per eenheid en houdt het Totaalbedrag bij. Artikelen komen uit uw catalogus — zie Inventaris.
De werkregistratie invullen
De werkregistratie is de formele weergave van het bezoek. Afhankelijk van de gekozen reden vraagt die om:
- Reden van de werkzaamheden — bevestigt het type werk.
- Koeltechnische gegevens — uitvoering van het compressorhuis (hermetisch, semi-hermetisch of open), werkingsprincipe (scroll, zuiger, rotatie, schroef of centrifugaal), het koudemiddel en de inhoud in kg.
- Uitgevoerde standaardwerkzaamheden — de controles tijdens het bezoek.
- Tijd en reizen — werktijd, reistijd en afgelegde afstand.
Hoeveelheden koudemiddel zijn bepalend
Toegevoegde of teruggewonnen hoeveelheden worden doorgegeven aan het logboek van de installatie en vormen de wettelijk verplichte koudemiddelbalans. Vul ze exact in zoals gemeten — een correctie achteraf betekent ook het logboek corrigeren.
Handtekeningen
De klant tekent op het scherm om het werk te bevestigen. De ondertekende registratie wordt de werkbon, die u als pdf kunt downloaden of naar de klant kunt e-mailen.
Het werk goedkeuren
Afgeronde registraties verschijnen onder Werkorders → Goedgekeurde Werkregistraties. Een admin of planner controleert de uren, artikelen en hoeveelheden koudemiddel en keurt daarna goed.
Goedkeuring is de laatste stap vóór facturatie: die bevestigt dat de cijfers kloppen, zodat de factuur erop gebaseerd kan worden. Zie Facturen.